أنواع الهياكل التنظيمية وتأثيرها على إدارة المشروع
يعتبر صحة الهيكل التنظيمي دليل على نضج المؤسسة ,كذلك يعد ضعف الهيكل التنظمي أو عدم فهم الموظفين في المؤسسة له تحدياً كبيراً لأغلب العاملين في قطاع المؤسسات الربحية أو غير الربحية
حيث يلاحظ في أغلب المؤسسات عدم وجود هيكل تنظيمي يبين السلطات والأدوار وخطوط الإتصال بين الأقسام في المؤسسة أو حتى في القسم الواحد مما يؤدي لتداخل الصلاحيات وعدم وضوح المرجعية الإدارية والمسؤولات المرتبطة بالأقسام أو وحداتها الوظيفية
عندما نتحدث عن الهياكل التنظيميّة ليس بالضرورة أن تتواجد الأقسام أو الوحدات الإدارية في موقع جغرافي واحد وإنما قد تتوزع بأماكن جغرافية متعددة وتحتوي على تخصصات مختلفة
هل كل المؤسسات تملك نفس الهيكلية الإدارية ؟
يوجد عدة أنواع من الهياكل التنظيمية تتنوع من حيث صلاحية وأدوار مدير المشروع في المؤسسة، ويختلف دور مدير المشروع وصلاحياته حسب الهيكلية التنظيمية المتبعة في المؤسسة واختيار الهيكلية الأنسب لمؤسستك يعتمد على حجمها وطبيعة العمل وكذلك الثقافة الموجودة في المؤسسة
مدير المشروع هو الشخص المكلف من قبل الشركة المنفذة لقيادة الفريق المسؤول عن تحقيق أهداف المشروع، ودور مدير المشروع يختلف عن المدير الوظيفي أو مدير العمليات، وعادة ما يكون المدير الوظيفي مركزا على توفير الرقابة الإدارية للوحدة الوظيفية أو وحدة الأعمال، و مديرو العمليات هم المسؤولون عن التأكد من أن العمليات التجارية فعالة
وفي حالات أخرى، قد يكون مدير المشروع اعتمادا على الهيكل التنظيمي، قد يقدم مدير المشروع تقرير إلى مدير البرنامج أو حافظة المشروعات الذي يكون هو المسؤول في النهاية عن عدة مدارء للمشروعات الذين يقدمون تقريرً واحد عن المشروعات على مستوى المؤسسة. في هذا النوع من الهياكل المؤسسية، يعمل مدير المشروع بشكل وثيق مع مدير البرنامج أو حافظة المشروعات للعمل على تحقيق أهداف المشروع وضمان أن خطة إدارة المشروع تتوافق مع خطة البرنامج الشاملة. كما يعمل مدير المشروع أيضا بشكل وثيق وبالتعاون مع الأدوار الأخرى، مثل محلل الأعمال، ومدير ضمان الجودة، وخبراء المحتوى
أنماط التنظيمات الوظيفية
المنظمات عبارة عن ترتيبات منظمة للكيانات (أشخاص و/أو أقسام) تهدف إلى تحقيق غرض قد ينطوي على القيام بالمشروعات. تؤثر ثقافة وأسلوب المنظمة على أسلوب تنفيذ المشروعات بها
يعد الهيكل التنظيمي من العوامل البيئية المؤثرة في المشروع والذي قد يؤثر على إتاحة الموارد وعلى أسلوب تنفيذ المشروعات ). وتتراوح الهياكل التنظيمية من هيكل وظيفي إلى هيكل قائم على المشروعات مع مجموعة متنوعة من الأقسام.
التنظيم الوظيفي الكلاسيكي
(Functional Structure)
الموضح في الشكل (2 – 1) عبارة عن تسلسل هرمي يكون الموظف فيه رئيس واحد محدد. ويتم تجميع أعضاء فريق العمل حسب التخصص مثل إدارة المشاريع، إدارة المعلومات، المالية، التخطيط، والتسويق والموارد البشرية، والمحاسبة، على المستوى العلوي. ويمكن تقسيم التخصصات مرة أخرى إلى مجموعة فرعية في وحدات وظيفية مركزة، ويقوم كل قسم في التنظيم الوظيفي بأعمال المشروع المنوطة به بصورة مستقلة عن الأقسام الأخرى
التنظيمات المصفوفية
(Matrix Structure)
حتى إن التنظيمات المصفوفية كما هو موضح في الأشكال 2-2 تعكس مزيج من السمات المعروفة بها التنظيمات الوظيفية والتنظيمات القائمة على المشروعات. يمكن تصنيف التنظيمات المصفوفية كتنظيمات ضعيفة أو متوازنة أو قوية حسب مستوى السلطة والتأثير بين المديرين الوظيفيين ومديري المشروعات. تتسم التنظيمات المصفوفية الضعيفة بعدة خصائص يتسم بها التنظيم الوظيفي ولا يتعدى دور مدير المشروع عن كونه منسق أو منجز أعمال. يعمل منجز أعمال المشروع كمساعد فريق عمل ومنسق اتصالات. وليس له دور باتخاذ أو تفعيل قرار. يتمتع منسق المشروع بنفوذ يسمح له باتخاذ بعض القرارات، وتولي بعض السلطات، ويرأسه أحيانا مدير ذو درجة وظيفية أعلى. تتسم التنظيمات المصفوفية القوية بالعديد من الخصائص التي يتسم بها التنظيم القائم على المشروعات، ويكون فيها مديري مشروعات بنظام الدوام الكامل يحظون بسلطة كبيرة، وموظفين إداريين بنظام الدوام الكامل معنيين بالمشروع. في حين أن التنظيم المصفوفي المتوازن يدرك الحاجة إلى مدير مشروع إلا أنه لا يمنح مدير المشروع كامل السلطة على المشروع وتمويله .توفر الجداول (2-2) و (3-2) و (4-2) مزيدا من التفاصيل حول الهياكل التنظيمية المصفوفية المتنوعة.
التنظيم القائم على المشروعات
(Projectized Structure)
هو على النقيض من التنظيم الوظيفي كما هو موضح في الشكل2-5 .في التنظيم القائم على المشروعات يتم حصر أعضاء فريق العمل في موقع واحد. ويتم تسخير أغلب موارد المنظمة في أعمال المشروع، ويتوفر لدى مديري المشروعات قدر كبير من السلطة والاستقلالية. وكثير ما تتم الاستعانة بأساليب التعاون الافتراضية لتحقيق الفوائد الحاصلة من فرق المحصورة في موقع واحد. تشتمل التنظيمات القائمة على المشروعات على وحدات تنظيمية تسمى الأقسام, ولكن قد تخضع أو توفر خدمات دعم للمشروعات المتنوعة.
التنظيم المركب
(Composite Structure)
تتضمن العديد من المنظمات جميع هذه الهياكل على مستويات متنوعة، ويشار إليها في الغالب باسم التنظيم المركب كما هو موضح في الشكل 2-6. على سبيل المثال، قد يقوم التنظيم الوظيفي بتشكيل فريق مشروعات خاص للتعامل مع مشروع حيوي. وقد يتسم مثل هذا الفريق بعدة خصائص من الخصائص الموجودة في فرق المشروعات في التنظيم القائم على المشروعات. قد يشمل الفريق موظفين من مختلف الأقسام الوظيفية بنظام الدوام الكامل، وقد يقوم بوضع مجموعته الخاصة من إجراءات التشغيل، وقد يعمل حتى خارج هيكل الإشراف القياسي والرسمي أثناء المشروع. علاوة على ذلك، قد تقوم المنظمة بإدارة أغلب مشروعاتها باستخدام مصفوفة قوية، ولكن تسمح بإدارة المشروعات الصغيرة بواسطة الأقسام الوظيفية.
تصنيفات أخرى لأنواع الهياكل التنظيمية
الهياكل البيروقراطية
الهياكل البيروقراطية تحافظ على نمط تسلسلي هرمي صارم بما يتعلق بإدارة الناس. هناك ثلاثة أنواع من الهياكل البيروقراطية
هياكل ما قبل البيروقراطية
هذا النوع من المنظمات تفتقر إلى المعايير، عادة هذا النوع من الهيكليات يمكن ملاحظتها عىي نطاق ضيق في المنظمات أو المؤسسات حديثة النشأة، عادة ما تكون الهيكلية مركزية وهناك شخص واحد فقط صانع للقرارت في المؤسسة
هذا النوع من الهياكل مفيد تماماً للمنظّمات أو المؤسسات الصغيرة ويرجع ذلك إلى حقيقة أن المؤسس لديه التحكم الكامل على جميع القرارات والعمليات في المؤسسات.
الهياكل البيروقراطية
هذه الهياكل لديها درجة معينة من التشابه فيما بينها حتى لو إختلفت أنماط المنظمات، عندما تنمو المنظمات وتصبح أكبر حجماً وتعقيداً، يطلب من الهياكل البيروقراطية إدارة العمل. هذه الهياكل هي مناسبة تماما للمنظمات ذات التسلسلات الهرمية الطويلة
الهياكل ما بعد البيروقراطية
المنظمات التي تتبع نمط الهياكل ما بعد البيروقراطية لا تزال تمارس نمط التسلسلات الهرمية الصارمة، ولكنها تكون أكثر إنفتاحاً للأفكار والمنهجيات الأكثر حداثة، قد يتبعون تقنيات مثل إدارة الجودة الشاملة ، وإدارة بيئة العمل، الخ
الخاتمة
كل منظمة تحتاج لبنية من أجل إدارة عملها بشكل منهجي. في معظم الحالات ,المنظمات تتطور ببنيتها اليكلية عندما يزداد عدد عملياتها وأنشطتها ومقدار القوى العاملة الذي لديها
تشمل العديد من الهياكل التنظيمية مستويات استراتيجية وتشغيلية وإدارة متوسطة. وقد يتفاعل مدير المشروع مع جميع المستويات الثلاثة تبعا لعوامل مثل
قدرة المعنيين على التأثير على المشروع
درجة نضج إدارة المشروعات
أنظمة إدارة المشروعات
الاتصالات التنظيمية
قد تبدأ إحدى المنظّمات كمنظمة من نمط قبل البيروقراطية وتتطور لإحدى الهياكل التنظيمية المذكورة